Tutup buku yaitu proses cut off atau menutup pelaporan transaksi keuangan periode sebelumnya. Dengan melakukan tutup buku, maka transaksi periode sebelumnya tidak bisa diedit atau dihapus. Sehingga sebelum melakukan tutup buku, semua transaksi yang sudah diinput ke dalam sistem harus sudah terverifikasi semua. Apabila ada transaksi yang terlewat dan diketahui setelah di tutup buku ini, Anda sebagai administrator tetap bisa melakukan pembatalan tutup buku jika diperlukan.
Dengan membatalkan tutup buku, maka Anda bisa edit kembali transaksi periode sebelumnya. Namun untuk menjaga keakuratan data, mohon untuk verifikasi terlebih dahulu data Anda, sebelum melakukan tutup buku atau pembatalan tutup buku. Tutup buku biasanya dilakukan setiap akhir bulan atau periode.
Manfaat tutup buku adalah untuk menjaga integritas data keuangan periode sebelumnya yang berguna untuk mengetahui posisi kekayaan dan analisis rasio keuangan perusahaan.
Untuk melakukan tutup buku, langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:
1. Klik Menu Pengaturan.
2. Klik Tutup Buku Bulanan.
3. Di halaman tutup bulanan ini, Anda bisa melakukan 2 hal, yaitu melakukan Tutup Buku dan Pembatalan Tutup Buku.
4. Untuk melakukan tutup buku, klik tab Tutup Buku Bulanan.
5. Klik Lakukan Tutup Buku Bulanan. Perhatikan bahwa tutup buku akan otomatis memilih tanggal di akhir periode sebelumnya.
6. Tutup buku sedang diproses. Lama atau tidaknya proses tutup buku tergantung berapa banyak bulan atau periode yang ditutup.
7. Anda dapat merefresh halaman Tutup Buku Bulanan untuk mengecek apakah proses tutup buku sudah selesai atau belum. Jika proses tutup buku sudah selesai, maka tab pembatalan tutup buku bisa diakses, dan status tutup buku terakhir akan berubah sesuai tanggal akhir bulan atau periode tutup buku. Contohnya di sini tutup buku terakhir hingga 29 Februari 2020.
Selanjutnya kita akan coba membuat transaksi pada tanggal periode sebelumnya. Caranya adalah:
1. Klik Menu Transaksi.
2. Klik Kas & Bank.
3. Klik tombol Masuk, misalnya pada akun Bank BCA.
4. Pilih tanggal 1 Februari 2020.
5. Isi Deskripsi, misalnya Modal.
6. Klik tombol Tambah Data.
7. Isi form Detail Transaksi seperti contoh berikut.
8. Klik tombol Simpan.
9. Data Transaksi Akun Bank berhasil diinput.
10. Klik tombol Posting.
11. Maka akan muncul alert bahwa tidak bisa membuat transaksi dikarenakan telah dilakukan tutup buku.
Selanjutnya kita akan coba melakukan pembatalan tutup buku. Hanya akun administrator yang bisa melakukan tutup buku atau pembatalan. Untuk melakukan pembatalan, langkah yang perlu Anda lakukan adalah:
1. Klik Menu Pengaturan.
2. Klik Tutup Buku Bulanan.
3. Klik tab Pembatalan Tutup Buku Bulanan.
4. Anda bisa memilih mau dibatalkan hingga bulan apa. Misalnya dipilih pembatalan sampai bulan Januari.
5. Klik tombol Batalkan.
Jika sudah berhasil, maka akan muncul notifikasi seperti ini.
Selain itu, tanggal Tutup Buku Terakhir juga akan berubah.
Selanjutnya kita coba kembali melakukan transaksi tanggal 1 Februari, dengan cara:
1. Klik Menu Transaksi.
2. Klik Kas & Bank.
3. Klik tombol Masuk, misalnya pada akun Bank BCA.
4. Pilih tanggal 1 Februari 2020.
5. Isi Deskripsi, misalnya Modal.
6. Klik tombol Tambah Data.
7. Isi form Detail Transaksi seperti contoh berikut.
8. Klik tombol Simpan.
9. Data Transaksi Akun Bank berhasil diinput.
10. Klik tombol Posting.
Berhasil di sini kita bisa mencatat transaksi di Februari, karena tutup buku terakhir adalah Januari.
Kita juga bisa mengedit transaksi lainnya pada bulan Februari dan seterusnya.
Demikian panduan untuk menutup pelaporan transaksi keuangan periode sebelumnya di software Finata. Semoga bermanfaat! 🙂
Comments