Pada tutorial kali ini, saya akan menjelaskan tentang transaksi penjualan menggunakan penawaran dan pesanan penjualan.

Pertama-tama akan saya jelaskan terlebih dahulu apa itu penawaran penjualan dan pesanan penjualan.

Penawaran penjualan atau quotation adalah dokumen berisi penawaran penjualan barang yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan. Umumnya berisikan estimasi harga setiap barang berikut dengan jumlahnya.

Pesanan penjualan atau sales order adalah dokumen yang diterbitkan perusahaan saat menerima pesanan pembelian dari pelanggan, berisikan data rincian pesanan, berikut dengan alamat pelanggan bersangkutan.

Misalkan kita akan membuat penawaran penjualan kepada salah satu pelanggan, maka untuk membuat quotation baru, berikut langkahnya:

1. Klik Menu Transaksi.

2. Klik Penjualan.

3. Klik Penawaran Penjualan. Pada halaman ini akan ditampilkan daftar penawaran penjualan yang pernah diterbitkan perusahaan.

4. Untuk membuat penawaran penjualan baru, klik tombol Tambah Penawaran.

5. Pada halaman ini Anda dapat mengisi detail dokumen penawaran penjualan.

  • Tanggal terbit dokumen penawaran penjualan ini akan saya isi dengan 11 Oktober 2019.
  • Pelanggan, misalnya diisi dengan Pelanggan Tunai I. Cara menambahkan pelanggan dapat dilihat di tutorial Data Master Pelanggan.
  • Masukan alamat pelanggan.
  • Masukkan Nomor Telepon / Kontak pelanggan.
  • Masukkan Alamat Email pelanggan.
  • Masukkan PIC, yang merupakan orang yang bertanggung jawab atas dokumen ini. Misalkan akan saya isi dengan manajer pemasaran.
  • Isi daftar produk yang hendak kita tawarkan kepada pelanggan dengan klik tombol Tambah Data. Anda bisa memasukkan lebih dari satu produk dengan melakukan klik lagi pada tombol Tambah Data.
  • Untuk memilih produk, klik pada kolom Pilih Produk, misal Laptop A. Untuk tata cara penambahan produk dapat dilihat di tutorial Data Master Produk.
  • Untuk kuantitas misalkan saya akan menawarkan Laptop A sebanyak banyak 5 unit.
  • Harga per unit akan otomatis terisi dengan harga jual yang telah Anda set pada saat membuat produk tersebut. Namun dapat Anda ubah sesuai dengan kebutuhan, misalkan saya akan menawarkan produk ini dengan harga Rp 5.000.000 per unit.

6. Setelah seluruh data telah terisi dengan benar, klik Buat untuk menyimpan dokumen penawaran penjualan.

7. Kemudian akan muncul tampilan dokumen penawaran penjualan yang baru saja kita buat.

8. Anda dapat mendownload dokumen ini menjadi file Excel dan PDF dengan klik tombol Export.

9. Anda juga dapat mengubah rincian dokumen ini dengan klik tombol Edit.

10. Untuk catatan, Anda tidak bisa mengedit dokumen penawaran penjualan yang telah dibuat pesanan penjualannya. Untuk mengedit dokumen tersebut, Anda harus membatalkan terlebih dahulu pesanan penjualan yang telah dibuat.

11. Anda dapat langsung membuat pesanan penjualan dari quotation ini, dengan klik tombol Buat Pesanan Penjualan. Atau dapat juga dilakukan melalui klik Menu Transaksi, klik Penjualan, lalu klik Penawaran Penjualan.

Misalkan dokumen penawaran penjualan yang telah saya buat mendapatkan respon berupa pesanan pembelian dari pelanggan, maka saya akan menerbitkan pesanan penjualan.

12. Klik tombol Show pada penawaran penjualan bersangkutan.

13. Isi dengan lengkap kolom yang ada di laman Buat Baru Daftar Pesanan Penjualan (sales Order) sebagai berikut:

  • Misalkan pesanan ini terjadi pada tanggal 12 Oktober 2019.
  • Untuk kolom pelanggan dan kode penawaran penjualan akan otomatis terisi sesuai dengan dokumen penawaran penjualannya.
  • Untuk nama transaksi misalkan saya isi dengan “pesanan penjualan tanggal 12 Oktober”.
  • Detail alamat dan nomor kontak pelanggan, serta PIC akan otomatis terisi berdasarkan penawaran penjualannya.
  • Untuk metode pembayaran bisa Anda pilih tunai, jika barang ini dijual secara cash. Atau tempo, jika dijual secara kredit. Untuk tutorial kali ini misalnya saya akan memilih tunai.
  • Kas atau Bank adalah akun kas atau rekening bank untuk menerima pembayaran atas penjualan ini. Misalkan pembayaran atas penjualan ini akan masuk ke rekening bank perusahaan.
  • Pada bagian selanjutnya Anda bisa melakukan penyesuaian pada produk yang ditawarkan sebelumnya. Misalkan dari 5 unit laptop yang saya tawarkan yang dipesan oleh pelanggan adalah 4 unit.
  • Input diskon, misalnya 0.
  • Input pajak, misalnya saya akan pilih PPN.
  • Biaya pengiriman misalkan sebesar Rp 100.000.

14. Ketika seluruh data telah terisi dengan benar, klik Buat untuk menyimpan dokumen pesanan penjualan.

Langkah selanjutnya adalah melakukan pengeluaran persediaan. Pengeluaran persediaan adalah pengiriman barang pesanan oleh pihak gudang.

Jika di perusahaan Anda pengelolaan gudang dilakukan secara terpisah, maka yang mencatat pengeluaran persediaan ini adalah bagian gudang.

Jika Anda mengelola sendiri gudang Anda, maka Anda dapat mencatat transaksi ini sendiri.

Anda dapat langsung mencatat transaksi pengeluaran persediaan dengan cara:

15. Klik tombol Buat Pengeluaran Persediaan. Atau Anda juga dapat melakukannya melalui klik Menu Transaksi, klik Penjualan, lalu klik Pesanan Penjualan.

16. Misalkan saya akan melakukan pengeluaran persediaan untuk pesanan penjualan sebelumnya, klik tombol Show pada dokumen pesanan penjualan bersangkutan. Pada halaman ini akan ditampilkan detail dokumen pesanan penjualan tersebut.

17. Anda dapat mendownload dokumen menjadi file Excel dan PDF dengan klik tombol Export.

18. Anda juga dapat mengubah rincian dokumen ini dengan klik tombol Edit.

19. Untuk catatan, Anda tidak bisa mengedit dokumen pesanan penjualan yang telah dibuat pengeluaran persediaannya. Untuk mengedit dokumen tersebut Anda harus membatalkan terlebih dahulu pesanan pengeluaran persediaannya, diikuti dengan transaksi penjualan yang bersangkutan.

20. Untuk membuat pengeluaran persediaan, klik tombol Buat Pengeluaran Persediaan.

21. Isi kolom kosong pada laman Pengeluaran Persediaan (Inventory Out) dengan lengkap, sebagai berikut:

  • Misalkan saya melakukan pengeluaran barang pada tanggal 12 Oktober 2019.
  • Pelanggan dan Gudang akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal pengeluaran.
  • Deskripsi misalkan saya isi dengan “pengiriman barang pesanan 12 Oktober”.
  • Untuk jumlah dapat disesuaikan, misalkan ternyata stock di gudang kurang dan Anda tetap akan melakukan pengirima, maka Anda dapat mengubahnya sesuai dengan jumlah yang Anda kirim. Di tutorial kali ini, saya akan mengirim barang sesuai dengan jumlah yang dipesan.

22. Klik Simpan.

23. Anda dapat mendownload surat jalan sebagai lampiran untuk diberikan kepada pelanggan dengan klik tombol Export.

24. Untuk menyelesaikan transaksi, klik tombol Lihat Faktur Penjualan. Pada halaman ini akan ditampilkan rincian faktur penjualan berdasarkan pesanan pembelian yang kita proses sebelumnya.

25. Anda dapat mengubah informasi pada faktur dengan klik tombol Edit.

26. Status faktur ini masih belum terverifikasi, maka klik Verified untuk melakukan konfirmasi dan menyelesaikan transaksi.

Transaksi yang kita input tadi sekarang sudah masuk ke Daftar Penjualan dan sudah tercatat di Laporan Laba Rugi.

Demikian panduan untuk melakukan transaksi melalui penawaran dan pesanan penjualan di software Finata. Semoga bermanfaat! 🙂

Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *